Die größte Lüge im Projektmanagement ist ein Satz, den ich in fast jeder Organisation höre: „Der Herr Müller macht das Projekt nebenbei mit."

Nebenbei. Dieses Wort sollte Ihnen als Geschäftsführer die Nackenhaare aufstellen. Denn „nebenbei" bedeutet in der Realität: schlecht, unaufmerksam, und mit einer Wahrscheinlichkeit des Scheiterns, die so hoch ist, dass Sie das Geld genausogut im Sondermüll entsorgen können.

Ich kenne die Gegenargumente. Ressourcen kosten Geld. Es gibt keinen Überschuss an Mitarbeitern. Man kann nicht einfach jemanden Vollzeit abstellen und alles andere liegen lassen. Das stimmt alles. Und trotzdem ist die Teilzeit-Projektleitung in den meisten Fällen ein organisatorischer Selbstmord auf Raten.

Lassen Sie mich Ihnen erklären, warum, mit drei Argumenten, die aus der Realität kommen.

Argument 1: Rüstzeiten. Der unsichtbare Produktivitätskiller

Jeder, der schon einmal mit Produktion zu tun hatte, kennt das Prinzip der Rüstzeiten. Wenn Sie eine CNC-Fräse haben, die Plastik fräst, und Sie wollen auf Metall umstellen, müssen Sie den Fräskopf wechseln. Das dauert. Diese Zeit produziert nichts. Sie kostet nur.

Menschen funktionieren genauso.

Wenn Ihr Projektmanager Montag und Dienstag im Tagesgeschäft steckt und am Mittwoch „sein Projekt" macht, ist er am Mittwochmorgen nicht ab Minute eins produktiv. Er muss erst lesen, was passiert ist. E-Mails durchgehen. Sich mit Leuten treffen, um den aktuellen Stand zu verstehen. Vielleicht ein Team-Meeting einberufen, weil er zwei Tage lang nicht erfahren hat, wo die Probleme liegen.

Das sind Rüstzeiten. Und die sind brutal.

Die Faustregel aus meiner Erfahrung: 50% Verfügbarkeit für ein Projekt bedeutet in Wirklichkeit etwa 30% Produktivität. Die restlichen 20% gehen für das ständige Wiedereinarbeiten drauf. Bei 20% Verfügbarkeit? Da reden wir von nahezu 0% Netto-Produktivität, weil die Rüstzeiten die gesamte verfügbare Zeit auffressen.

Sie bezahlen also einen halben Projektmanager, bekommen aber nicht einmal ein Drittel der Leistung. Das ist kein kluges Sparen. Das ist Geldensorgung mit Buchhaltungstrick.

Argument 2: Der Projektmanager ist nicht da, wenn es brennt

Lineare Projekte sind eine Illusion. Projekte laufen, bis etwas schiefgeht. Und irgendetwas geht immer schief. Ein Mitarbeiter wird krank. Ein Lieferant liefert nicht. Eine technische Annahme erweist sich als falsch.

In dem Moment brauchen Sie jemanden, der sofort reagiert. Der Ersatz organisiert. Der eskaliert. Der Entscheidungen trifft.

Was passiert, wenn Ihr Projektmanager in diesem Moment gerade in seiner Linienfunktion steckt? Nichts. Buchstäblich nichts. Die kranke Ressource liegt brach. Niemand kümmert sich um Ersatz. Die Zeit verrinnt. Und wenn der Projektmanager am nächsten Tag oder übermorgen endlich wieder „im Projekt" ist, hat er nicht nur das Problem am Hals, er braucht auch die Rüstzeit, um überhaupt zu verstehen, dass es ein Problem gibt.

Aus zwei Tagen Verzögerung werden zwei Wochen. Nicht wegen Inkompetenz. Sondern weil schlicht niemand da war.

Ich sage meinen Kunden immer: Ein Projektmanager ist wie ein Chirurg. Wenn der Patient auf dem Tisch liegt und blutet, können Sie nicht sagen: „Der Doktor kommt Donnerstag, der hat gerade Sprechstunde in einer anderen Praxis." Am Donnerstag ist der Patient schon beerdigt.

Argument 3: Die Autobahn. Warum 100% Auslastung der Stillstand ist

Das eigentliche Problem sitzt oft eine Etage höher. Manager in vielen Organisationen messen den Erfolg ihrer Mitarbeiter an der Auslastung. Wenn jemand stöhnt, wie viel er auf dem Schreibtisch hat, fühlt sich der Chef gut. „Die Leute sind voll ausgelastet. Sie sind ihr Geld wert."

Das ist ein gefährlicher Trugschluss, ich erkläre ihn gerne mit der Autobahn.

Stellen Sie sich Ihr Unternehmen als Autobahn vor. Ihre Projekte sind die Autos. Wenn Sie um halb drei nachts fahren, ist die Autobahn leer. Sie brettern mit 250 km/h über den Asphalt. Maximale Geschwindigkeit, maximaler Durchsatz.

Jetzt ist es halb acht morgens. Die Autobahn ist voll. Pendler, LKWs, Baustellen. Sie fahren noch 40, vielleicht 50 km/h. Und dann hat ein Auto einen Unfall. Alles steht.

Und jetzt kommt das Blaulicht. Ein Krisenprojekt. Der Vorstand schaltet Priorität 1++. Alle anderen Projekte müssen Platz machen, Ressourcen abgeben. Das Blaulicht-Projekt kommt durch. Aber hinter dem Blaulicht herrscht das totale Chaos. Die Rüstzeiten explodieren, weil Mitarbeiter mitten aus ihren Aufgaben gerissen werden. Bald sind alle Projekte rot, nur damit das eine überlebt.

Wer 100% Auslastung plant, plant den Stillstand. Er plant den Stau. Und er plant, dass beim kleinsten Zwischenfall alles zusammenbricht.

Die Faustregel: Wann brauchen Sie einen Vollzeit-PM?

Ich werde oft gefragt: „Ab welcher Projektgröße brauche ich einen Vollzeit-Projektmanager? Ab 10 Mitarbeitern? Ab 500.000 Euro Budget?"

Meine Antwort hat nichts mit Größe zu tun. Sie hat mit Prioritäten zu tun.

Jedes Projekt hat eine Priorisierung: Zeit, Qualität oder Kosten. Eines davon ist der bestimmende Faktor.

  • Wenn Zeit Priorität 1 ist, Sie haben eine harte Deadline, einen Markteintritt, einen regulatorischen Stichtag, brauchen Sie einen Vollzeit-Projektmanager. Ohne Diskussion.
  • Wenn Qualität Priorität 1 ist, das Ergebnis muss einwandfrei sein, Fehler sind inakzeptabel, brauchen Sie einen Vollzeit-Projektmanager.
  • Nur wenn Kosten der begrenzende Faktor sind, und es wirklich egal ist, ob das Projekt drei Monate länger dauert oder die Qualität nicht perfekt ist, nur dann können Sie einen Teilzeit-Projektmanager verantworten.

Aber seien Sie ehrlich mit sich selbst: Wenn das Projekt nicht wichtig genug ist für einen Vollzeit-PM, warum machen Sie es dann überhaupt?

Das Mindset: Fertigstellung statt Auslastung

Das nötige Umdenken ist einfach zu formulieren und schwer zu leben: Messen Sie den Erfolg Ihrer Mitarbeiter nicht an der Auslastung, sondern an der Fertigstellung.

Sie müssen es aushalten, dass ein Mitarbeiter auch mal nichts zu tun hat. Dass er verfügbar ist. Dass er wartet. Denn wenn dann das Nächste kommt, ein Problem, ein Arbeitspaket, eine Eskalation, hat er nichts anderes auf dem Schreibtisch, was ihn aufhält. Er kann sofort loslaufen. Keine Rüstzeit. Keine Verzögerung. Volle Produktivität ab Minute eins.

Ich als Projektmanager würde niemals die Verantwortung für ein zeitkritisches Projekt übernehmen, wenn ich es nur nebenbei machen soll. Das Risiko ist unverantwortlich hoch. Und kein seriöser Projektmanager sollte das akzeptieren.

Also: Wenn Ihr nächstes Projekt eine Deadline hat, wenn Qualität zählt, wenn Scheitern keine Option ist, dann geben Sie Ihrem Projektmanager, was er braucht. Nicht 50%. Nicht 80%.

100%. Vollzeit. Ohne Kompromiss.

Alles andere ist die Teilzeitfalle. Und die schnappt zu. Immer.

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